Por Dario Kosugi (Head de conteúdo da Escola Conquer)
“24 horas é pouco!”
“Preciso de mais horas no meu dia.”
“Fiz tanta coisa, mas parece que não fiz nada.”
Você já se pegou falando alguma dessas frases?
Se sim, fique tranquilo. Você não é o único!
Com tantas tarefas para executar, com o excesso de informações e a pressão do dia a dia (que só aumenta!) tem muita gente com a sensação de que faltam horas no seu dia.
Mas eu tenho uma coisa pra te falar…
Não é o seu dia que precisa de mais horas: é você que precisa ser mais produtivo e aproveitar melhor as 24 horas que tem.
Ser produtivo significa produzir mais e melhor, gastando menos tempo e energia. Assim sobra mais tempo para você aprender coisas novas, se desenvolver e pensar de forma estratégica. E quem não quer isso, não é mesmo?
Então se você quer ser mais produtivo, esse artigo é para você.
Nele vamos falar – e te mostrar como usar – uma metodologia incrível que vai aumentar a sua produtividade em tudo o que você fizer: o método GTD.
Falando assim parece até nome daqueles carros turbinados. Não é. Mas o resultado é quase o mesmo: vai acelerar você.
O QUE É O GTD?
O GTD é uma ferramenta que ensina você a usar o tempo de maneira mais eficiente. Em bom português, coloca umas horas a mais no seu dia.
A sigla GTD — do inglês “Getting Things Done” — faz referência à metodologia criada por David Allen e ensinada em sua obra “A arte de fazer acontecer”. Consiste em um método simples e efetivo de 5 etapas que vão fazer você gerenciar todas as suas tarefas com mais eficiência.
Ao utilizar esse método, você vai conseguir lembrar de todos os compromissos, não vai se sentir sobrecarregado e estressado mesmo com um milhão de coisas para fazer, vai melhorar sua organização, minimizar a procrastinação e render pelo menos 2x mais.
O grande objetivo dessa metodologia é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade.
COMO UTILIZAR O MÉTODO?
Você precisa seguir 5 passos para fazer as coisas acontecerem:
Dica: leia o tópico e já pratique a ação descrita nele. Assim você vai aprender melhor. Preparados? Então vamos lá:
1. Coletar
Este é o momento de tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
Então pega a caneta, o computador ou o celular e já anota o que estiver na sua cabeça. Essa primeira lista é chamada de “Caixa de Entrada”.
O que vai na lista Caixa de Entrada? TUDO.
Coloque lá todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias – tudo o que requer sua atenção.
Essa lista serve para você tirar o que está na sua cabeça e, com isso, ganhar mais tranquilidade, pois tudo o que precisa ser feito ou que você pretende fazer estará lá.
Pode utilizar um app nesse momento. O que recomendamos bastante é o Todoist (disponível para Android e IOS) – extremamente fácil de usar e tem uma versão gratuita com quase tudo o que você precisa. Mas pode ser qualquer outro gerenciador de tarefas. Até mesmo um simples bloco de notas do celular.
2. Processar
Agora você vai pegar toda essa lista e “processar” ela, ou seja, analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que fazer com elas.
Para cada uma, você poderá “tomar uma ação” ou “não fazer nada”.
Para os itens que não demandam ação, você irá:
- Descartar aquilo que, na verdade, você sabe que não vai fazer e só coletou no calor do momento;
- Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” os projetos que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo almoçar no restaurante X, aprender a tocar Harpa, etc.);
- Colocar em uma outra lista de Referências tudo aquilo que você quer guardar para consultar no futuro. Pode ser assistir algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…)
Para os itens que demandam ação, você irá:
Criar uma nova lista e se alguma tarefa leva menos de dois minutos, não espere. Faça já e a elimine de uma vez.
Agora, se a tarefa requer mais de 2 minutos, você tem três opções:
- Delegar a tarefa para a pessoa responsável;
- Agendar a realização: marque o dia e horário específicos para a realização daquela tarefa;
- Se a tarefa for muito grande, transforme ela em um Projeto.
Por exemplo: para comprar um carro você precisa pesquisar possíveis carros, analisar preços, fazer test-drive, negociar etc. Então agende a realização de cada uma das etapas do projeto.
Projetos são coisas que você não consegue fazer numa tacada só. Por isso você o quebra em ações menores. Se não fizer isso, você vai passar os dias nervoso e frustrado por não conseguir finalizar tudo de uma só vez.
3. Organizar
Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas. Alguns exemplos de contextos:
- Trabalho;
- Pessoal;
Coloque na pasta/lista trabalho tudo relacionado a trabalho. Na pasta Pessoal, todas as atividades / projetos pessoais. E assim por diante.
Isso vai deixar as coisas mais fáceis de serem encontradas e vai facilitar que você verifique o que precisa ser feito em cada um dos contextos.
4. Revisar
Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.
Dica: Para você realmente garantir que vai fazer a revisão, agende-a no seu calendário.
5. Agora
Iiiiiit’s time!
Nada vai adiantar se você não fizer as tarefas. Por isso, faça as tarefas, conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.
Com isso, você vai se tornar uma máquina de produtividade.
A utilização do GTD no dia a dia garante mais clareza de pensamento, maior eficiência, produtividade e tomadas de decisões mais assertivas.
Ps: Você só vai dominar o método com o tempo. E você vai falhar no caminho, é natural. Não fique de cara se não sair tudo excelente no começo: volte e tente de novo.
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